10 техники за управление на времето при работа от вкъщи

Когато започнеш работа от вкъщи, ще се сблъскваш с предизвикателството да оптимизираш своето управление на времето си така, че да ти стига. В офиса задълженията ти се ръководят от график. Пристигаш на работа в точно определен час, имаш обедна почивка, която е съчетана с колегите ти, и си тръгваш, когато работно време приключи.

Вкъщи обаче, ситуацията е доста по-различна. Не само, че няма кой да те мотивира да работиш, но нямаш и стриктния график, който да ти съдейства, за да можеш да свършиш всичките си задачи навреме. За щастие, съществуват техники, които можеш да използваш, за да създадеш приятна и вдъхновяваща атмосфера в домашния си офис.

В следващите редове на Neftelimov.com ще се спрем подробно на всяка една от тях и ще видим как те могат да се приложат на практика.

#1 Направи график за справяне с важното управление на времето

Първият вариант, с който да повишиш продуктивността си, е определянето на работно време. Не е необходимо то да следва строги правила, както е в офиса. Едно от най-големите предимства на работата от вкъщи е гъвкавостта в определянето на часовете за работа.

Можеш да разпределиш времето си така, че да съвпада с периода, в който си най-продуктивен. За много хора това е сутрин след ставане. Ако обаче ти си по-активен следобед, можеш да съчетаеш това време с работните си ангажименти.

Използването на най-активното ти време ще ти помогне да приключваш с ангажиментите си по-бързо и да изпиташ по-голямо удовлетворение от работата си. За сравнение, работата в офис, която следва строго определени правила, не винаги съвпада с периодите на активност на служителите. Това, от своя страна, води до понижена работоспособност.

#2 Постави си цели

Липсата на ясни и конкретни цели води до разпиляност и губене на време. Когато обаче тактиката е поставяне на ясни приоритети, възможността да се отметнат повече задачи се увеличава. Когато имаш към какво да се стремиш, е по-лесно да останеш фокусиран и ентусиазиран за постигането на крайния резултат.

Удобен метод за постигане на целите е като направиш списък с всички работни дейности, които да свършиш в рамките на деня. Така ще можеш да следиш прогреса си и съответно да ускоряваш или забавяш работата си.

Всяка работа или проект има зададени критерии и етапи, в които да се развива. В дистанционната работа ти си този, който определя темпа, с който искаш да напредваш. Като част от проект или фирма, твоят принос има голямо значение за всеобщия успех.

#3 Използвай техниката Pomodoro за управление на времето

Възникнала в края на 80-те години на миналия век, тази техника се е доказала като ефективна и широко използвана, заради простотата си. Ето в какво се състои:

• Работен цикъл за пълна концентрация и посветеност на работата в продължение на 25 минути.
• Почивка от 5 минути след работа.
• На всеки 4 цикъла се взима по-дълга почивка за възстановяване, в рамките на 15-30 минути.
• Игнориране на разсейващи фактори по време на пълното фокусиране (тези проблеми се отлагат за времето на почивка).

Открих, че можеш да научиш как да подобриш ефективността си и по-добре да прецениш колко време ще отнеме изпълнението на дадена задача, като записваш как използваш времето си.

~ Франческо Чирило, създател на техниката Pomodoro

Тъй като умението ни да се концентрираме е това, от което пряко зависи продуктивността, тази техника спомага за по-добро управление на времето поради повишен фокус.

#4 Избягвай отвличащи вниманието фактори

Приложенията които имаш на телефона си идват заедно с възможността да настроиш известията от тях, за да бъдеш в течение и да реагираш навременно на съобщенията, които получаваш. Но когато имаш определени работни задължения, същите тези уведомления могат да се превърнат в дразнители и дори да те изкушат да ги прегледаш преди да си свършил по-приоритетните си задачи.

Моят съвет е да поставиш в „тих режим“ всички съобщения и позвънявания, които не са спешни. Така няма да се налага да се колебаеш дали да им обърнеш внимание преди края на работния ден. Остави на звук само контакти, които биха изискали незабавната ти намеса и игнорирай останалите.

#5 Планирай в началото на всяка седмица

Светът е динамичен, бизнесът се развива с невероятни темпове, а изкуственият интелект навлиза все повече в ежедневието ни. За да успееш да се адаптираш и да продължаваш да си успешен като фрийлансър на конкурентния пазар, прави планове седмично.

В понеделник преразглеждай приоритетите си и прави нужните промени. Така ще запазиш ефективността си и ще можеш да печелиш ценно време за това, което наистина има стойност за теб.

#6 Използвай приложения за управление на времето

Разнообразието от приложения, които да ти помогнат да следиш и управляваш времето си по-лесно е огромно. Ще спомена някои от тях с основните им функции:

• Todoist – Приложение, с което можеш да създаваш списък от задачи, да задаваш техните приоритети и да следиш изпълнението им.
• Google Keep – Можеш да създаваш бележки, да ги организираш според важността им, както и да се подсещаш като настроиш напомняния.
• RescueTime – С тази програма ще можеш да пестиш време, тъй като тя анализира поведението ти пред компютъра и те информира за ефективността ти. Така ще разполагаш с информацията, която ти е нужна, за да спестиш ресурс от неприоритетни задачи.

Как да разбереш кое приложение за управление на времето е подходящо за теб?

Разгледай официалните им страници, скрийншотове от техния интерфейс или просто ги изпробвай. Инструментът, който пасне на индивидуалните ти предпочитания и ситуация, ще ти бъде най-полезен.

#7 Пробвай техниката „Eisenhower Matrix“

Макар името на този метод да звучи сложно, той е популярен и лесно приложим. Идеята се базира на разпределяне на задачите в четири категории и според това, как следва да подходим към тях.

Eisenhower Matrix е рамка за производителност, приоритизиране и управление на времето, предназначена да ти помогне да приоритизираш списък от задачи или елементи от дневния ред, като първо категоризираш тези елементи според тяхната спешност и важност.

~ ProductPlan – Какво е Eisenhower Matrix?

Най-общо казано, задачите, които всеки от нас има, могат да се класифицират като важни и маловажни. От друга страна, подобно разпределение може да се направи според това, дали са спешни или не.

• Спешни задачи, които не търпят отлагане (например, приключването на проект преди крайния срок).
• Важни, но не толкова спешни задачи, свързани с успеха ти в дългосрочен план (като създаването на ценни контакти или стратегия за бизнеса ти).
• Спешни дейности, които можеш да прехвърлиш на някой друг (стандартни ежедневни задачи, не изискващи твоя специален опит).
• Разсейващи фактори (като използване на социалните мрежи, гледане на телевизия, и т. н.). Те могат да бъдат напълно игнорирани.

Категоризирането на действията, които трябва да извършиш, според определени критерии ще ти помогне да се ориентираш и бързо да решиш как да подходиш към нововъзникнал проблем.

#8 Създай домашен офис

Когато работиш от разстояние, дома ти се превръща в своеобразен офис и границите между работа и почивка се размиват. За да избегнеш негативните последствия от това сливане, можеш да създадеш уютен хоум офис. Така ще можеш да „превключваш“ лесно в работен режим, тъй като самата обстановка ще те подпомага.

Съществуват много варианти за оптимизиране на пространството и аксесоари за фрийлансъри, но ето някои основни насоки:

• Избери място близо до прозорец, за да имаш достъп до естествен източник на светлина.
• Ергономичен стол – вариантите са стотици и можеш да избереш според предпочитанията си. Правилната стойка по време на работа, обаче, е инвестиция, която си заслужава.
• Нощна лампа – в случай, че използваш вечерите, за да отметнеш някои задачи.
• Бърз лаптоп – до определена степен продуктивността ти зависи и от устройството, което използваш. Ако ти се налага да чакаш твърде дълго при изпълнението на кратки операции, е време да помислиш за компютър с по-добри характеристики.

Предимството на домашния офис е, че те мотивира да работиш по-ефективно. Когато в съзнанието си имаш ясно установени правила за работа и почивка, ще можеш да увеличиш концентрацията си и да спестиш време от разсейване.

#9 Практикувай самоконтрол

Лесно е да се изкушиш и да поискаш да прекараш време, четейки вицове например, за да подобриш настроението си. Но ако нямаш волята да спреш в даден момент и да се върнеш обратно към задачите си, може да компрометираш проектите и имиджа си.

Когато поемеш ангажимент, следва да го изпълниш в указания срок. Така не само се утвърждаваш като професионалист, заслужаващ доверие, но и спомагаш за развитието на проекта в дългосрочен план.

#10 Планирай време за почивка

Почивката е изключително важна при работата от вкъщи. Риск, който много фрийлансъри поемат, е, че комфортната обстановка в дома им ги предразполага към това, да прекарват повече време пред компютъра. Понякога може да се стигне дори до работохолизъм.

За да избегнеш тези негативни последствия, включи периоди за почивка между ангажиментите си. Това ще ти помогне да възстановиш силите си и да запазиш психическото и физическото си здраве.

Да обобщим

Как да решим кое е важно и кое не, е предизвикателство, което е валидно за всички нас. С правилния подход обаче, можеш значително да подобриш начина, по който прекарваш времето си на работа, и да почувстваш по-добър контрол в ежедневието си.

Независимо коя техника използваш, всяка стъпка, която правиш с цел подобряване на ситуацията ти, ще ти помогне да постигнеш по-добро управление на времето. Не се тревожи, ако не виждаш незабавен резултат. Понякога отнема време, докато методът започне да действа на пълни обороти. Продължавай да бъдеш мотивиран и резултатите задължително ще последват.

Междувременно прочети също: Как да изградя привлекателен профил във фрийланс платформа?

Ако тази статия е била полезна за теб? Сподели я, за да бъде полезна и за други: