23+ съвета за екосъобразен бизнес и дом. Архивиране на документи е един от тях!

Ако се чудиш каква е връзката между хартиените документи и еко-то в архивиране на документи (нали за този бизнес би трябвало да важи мантрата „Колкото повече документи ни давате, толкова по-добре!“), то в следната статия на Neftelimov.com сме събрали няколко дейности за екосъобразен начин на живот вкъщи и на работното място, които те водят към зелен бизнес и ти помагат да спестиш ресурси.

През 70-те години на XX век две нови за човечеството теми започват да набират популярност. Това са:

1. Дума на годината.
2. Глобално затопляне.

Каква е връзката между тях? Историята е доста дълга, ала днес около 50 години по-късно, пътищата им се срещат.

Дума на годината (Word of the Year), която понякога се изписва и съкратено WOTY, се отнася до най-важната дума или израз в публичната сфера през изминалата година. За 2020 година почти нямаме съмнение в кое тематичното направление ще се върти, а единствено в коя разновидност ще бъде избрана (Coronavirus, Covid-19, Pandemic situation). Но пандемията не е темата днес. Или поне не в тази статия.

Ще се върнем на избраната за Дума на годината за 2019: Climate emergency. Климатична аварийна ситуация е записана тя в Оксфордските речници за изминалата година. Списъкът с номинираните за наградата е включвал основно екологични термини, като „Климатична криза“, „Еко тревожност“, „Измиране“ „Климатични действия“. Всички те отразяват глобалното затопляне като за покачването на температурата с по 1,5 ° C за година основен причинител са глобалните парниковите емисии. Генералният секретар на ООН я нарече „определящия въпрос на нашето време“, който променя нивата на Тихия и Индийския океан, причинява опустошителни наводнения и унищожава кораловите рифове.

Вследствие на принудителната карантина, продължила месеци, както и ограничаването на движението, се появиха стотици снимки от цял свят на преродена природа, сякаш починала си от парникови газове.

Природата се възражда, а хората се стремят все повече към екосъобразен бизнес и дом

Ако се върнем със старите навици, то няма да се радваме на това прераждане дълго.

Но ако има нещо, което научихме от случващото се, то е, че трябва да бъдем будни, да се стремим към осъзнатост и да извършваме действия, които да стимулират опазването на човешкия живот и средата около нас. Осъзнатост в действията ни – от личната отговорност за предпазването на нас самите и на ближния до поведението ни към онова, което ни заобикаля.

Това, на което ни научи, е, че всяко малко действие има смисъл.

Днес ще говорим за поредицата постъпки и навици, които могат да окажат голямо въздействие върху нашия общ дом – нашата планета.

Ако си обратно в офиса, то най-вероятно с екипа сте в намален състав, съобразявайки се с мерките за безопасност на Здравното министерство. И това може да се окаже, че е идеалното време за промяна – сред по-малка група хора често се оказва по-лесно да се изградят нови навици и стартиране на нови дългосрочни начинания.

Ще се радваме да обменим опит и сме любопитни за типичните за твоя бизнес еко дейности.

17 съвета за устойчив и екосъобразен бизнес от Национални Архиви

#1 Потребление на енергия

1. 1. Използваме енергоспестяващи лампи – спестяват с около 75% енергия в сравнение със стандартните.
   2. Офис пространство и складова част са разделени на зони – при липса на движение остава осветена единствено онази част, в която работи човек. Особено полезно при складови помещения – не се осветяват излишно хиляди метри складово пространство.
   3. Sleep mode и изключване на компютри – в момента, в който не се ползва компютърът, той се изключва от контакт. Същото правим и в края на всеки един работен ден.
   4. Подгряваме вода чрез нагревател – така се нагрява единствено, когато е необходимо, без да държи резервоар.

#2 Имаме отношение към документите на хартия 

1. Използваме рециклирана хартия, върху която да отпечатваме – тя струва едва с няколко стотинки по-скъпо от обикновената, но пък така гарантираме, че е произведена от дървесина от устойчиво управлявани гори (FSC).
2. Преди принтиране преглеждаме документа от-до – едва след като сме прочели цялото съдържание и няма да нанасяме корекции, принтираме. Задължително двустранно.
3. Поставяме документи и информация, които трябва да изхвърлим, в метален заключващ се контейнер за унищожаване на документи. Тази хартия унищожаваме и се рециклира впоследствие.
4. Хартията, която не носи конфиденциална информация, използваме за малки бележки.
5. Следваме вътрешно-фирмените политики, процеси и процедури за управление на цялостната документация, която създаваме и поддържаме в хартиен и електронен вид.
6. През определен период правим ревизия на хартиената документация с цел набелязване на онази част, която може да съществува в изцяло електронен вид.

#3 Периодична актуализация на компютърното оборудване – съвременните компютри и монитори са по-енергийно ефективни от тези на повече от няколко години.

#4 Хард дискове – Които може, многократно използване. Ако не – заличаваме и унищожаваме непотребните дискове.

#5 Намаляване на вредните газове – тъй като основната ни база е извън гр. София, а работещите там са около 25 души, осигуряваме транспорт със служебни автомобили.

#6 Събираме отпадъците разделно

#7 One small step for the man, one giant leap for the mankind – Насърчаваме личната отговорност на всеки служител. Няколко идеи:

1. 1. Използвай чаши за кафе за многократна употреба.
   2. Използвай бутилки за вода за многократна употреба.
   3. Използвай платнени торбички за пазаруване.

Архивиране на документи – cost-conscious за бюджета и еко за природата

Освен описаните съвети в предходната точка, имаме и вътрешни особености, изцяло характерни за архивната дейност. Те хем са еко, хем спестяват ресурсите ти.

Ако си в сфера с висок документооборот, ето как можеш и да спестиш ресурси, и да си еко – комбинирай съвет #2 от предходната точна (отношения към хартията) с една типична за архивната дейност услуга, т.нар. пълна архивна услуга. При нея, ако ни предаваш класьори с документи за съхранение, ще използваме клеми, архивни кутии и кашони, в които да поставим твоите архивни документи и ще ти върнем класьора за използване отново.

Ако нямаш толкова много документи, които да ни предадеш, можеш да поръчаш за офиса си крепители и кутии. Така ти ще:

• Компресираш хартията и в една архивна кутия ще събираш документите от поне два класьора;
• Оптимизираш пространството си за съхранение;
• Когато сравниш цените – спестяваш средства!

Да обобщим – какво означава за теб това:

• Взимаш си класьора обратно;
• Използваш по-добре пространството;
• Намаляваш бюджета за допълнителни материали.

Използвай електронен софтуер за визуализация на документи за един екосъобразен бизнес

Електронният архивен софтуер съхранява и оптимизира начините, по които достигаш до информацията си. Може да видиш сканирани копия на всички документи, които са дигитализирани от физическия архив на компанията. Различните функционалности и комбинации от филтри позволяват с един или няколко клика да видиш на екрана си документа, който търсиш. Така ще управляваш архива си много по-ефективно, ще можеш да правиш различни анализи и справки и ще предвиждаш нарастването на архива.

Защо е еко и cost-conscious решение?

Не принтираш и ксерокопираш излишно документи – независимо дали документът е създаден през текущата година, или преди повече от 3, 5, 10 години, твоите колеги също могат да го видят – не зависите един от друг.

Знаеш ли, че един документ е копиран средно 19 пъти.

Спокоен си и не се налага да купуваш допълнително сървърно или дисково пространство – инфраструктурата е скалируема, практически без ограничения.

Спестяваш пари от инсталация на софтуер – електронният архив за документи е уеб-базирано решение без необходимост от инсталация. Така можеш да използваш компютъра си вкъщи, без да го натоварваш – няма нужда да заема твое сървърно пространство (ако го натовариш, започва да отделя повече топлина, по-бавно работи – следователно повече време ти отнема да си свършиш работата).

Да не забравяме сигурността – имаш външен контрол на достъпа чрез индивидуални потребителско име и парола, а също и вътрешен контрол – един човек може да има достъп до всички документи, до документите от своя отдел или само до определена информация.

Унищожи документите си по сигурен, законен и екосъобразен начин

Навременното унищожаване на документи, архиви и твърди дискове с изтекъл период на съхранение, вече е задължително за всеки бизнес. Тази услуга:

• Ще защити бизнеса ти, гарантирайки, че спазваш законовите изисквания за съхранение на информация.
• Ще намали разходите ти за управление и съхранение на информационни активи, които вече не са полезни или необходими за компанията.
• Рециклирането на 1 тон хартия спасява 17 дървета, 4 000 kw енергия и 7 000 галона вода. Страхотен стимул за намаляване на енергията!

6 съвета за екосъобразен начин на живот и дом

Ще ти представим списък със стъпки, които можеш да предприемеш още днес, за да допринесеш за намаляване на емисиите на парникови газове:

#1 Намали, използвай отново, рециклирай – Рециклирането на половината от битовите отпадъци в домакинството, може да спести 1088 кг CO2 годишно.

#2 Изолирай вредните газове – Добавянето на изолация към стените може да намали разходите за отопление с повече от 25%. Поддържай температурата умерена.

#3 Използвай програмируем термостат – поставянето му само на 2 градуса по-ниско през зимата и по-високо през лятото може да спести около 910 кг CO2 всяка година.

#4 Сменяй крушките си – Където е практично, замени обикновените крушки с компактни луминесцентни крушки (CFL). Замяната на само една 60-ватова крушка с нажежаема жичка с CFL ще ти спести 55 лева за живота на крушката. CFL издържат 10 пъти по-дълго, използват две трети по-малко енергия и отделят 70% по-малко топлина.

#5 Използвай бутона за изключване – Ако си го поставиш като напомняне, ще се изненадаш колко често не изключваш светлината, когато излизаш от помещение. Същото важи и за щепсели, кабели от електроуреди, които не използваш.

#6 Посади дърво – Дърветата абсорбират въглеродния диоксид и отделят кислород. Едно дърво абсорбира около един тон въглероден диоксид през живота си. Добър вариант дори за тиймбилдинг е да се включиш към Новата гора на София.

Искаш ли да ни дадеш идея от твоите дейности за екосъобразен начин на живот?

Новите навици не са сложни, но изискват идеи, търпение, постоянство, а понякога и различен фокус. Ако смяташ, че архивните дейности, които ти представихме, могат да помогнат за твоите зелени идеи, или за архивирането и съхранението на документи и информация, сподели ни статията! Ще се радваме също в коментар да ни споделиш и твоите зелени идеи.

Ако темата ти е интересна, ето няколко добри идеи и зелени бизнеси в България за вдъхновение:

• Благичка – първият ресторант с нулев отпадък в България.
• Resume – първият спортен български бранд, който е създаден изцяло от тениски от рециклирана пластмаса.
• Lam’on – биоразградимо фолио за ламиниране на различни материали за принтиране.
• Escreo – боята, която превръща всяка стена в бяла дъска.
• Сламко – проект в развитие на ученици от 11 и 11 клас по програма ABLE Mentor.
• Магазини: Зелен – чисти и натурални продукти.

Статията е използвала идеи и е в съавторство с Василена Василева.

А знаеш ли каква е разликата между кръгова и зелена икономика?

Ако тази статия е била полезна за теб? Сподели я, за да бъде полезна и за други: