Съдържание на статията:
,,Архивът (архивни документи) е много полезен актив, защото никога не е късно човек да се запознае със себе си. Архивът много помага за това запознанство. Работата е там, че следите, които оставяш във времето, постепенно избледняват, слягат се и лека-полека се изтриват от паметта ти.”
Тези думи са на Явор Гърдев от интервю за Капитал. Чрез тях той обяснява иновативния подход, който използва по време на пандемията, за да достигне до публиката – поглежда назад и отваря архива си.
Нека пречупим ъгъла. Да си представим, че не става въпрос за спомени и за запознанство със себе си. Да си представим, че ръководиш компания и става въпрос за документите и информацията, създадени през всичките години до днес. Срещата с миналото ѝ е подход, който ще ти помогне да определиш бъдещата посока за нейното развитие.
Явор Гърдев много точно е дефинирал полезността на архива:
Архивът помага за запознанството. Чрез грижа за миналото на една организация, то може да бъде опазено и следите да не се изтрият във времето.
Архивните документи са миналото, настоящето и бъдещето
В тази статия на Neftelimov.com ще говорим за архив, както и за документи, защото в архивни документи се превръщат всички документи, които твоята компания създава вследствие на изпълнение на ежедневните си операции.
Документите носят информация за дейността ѝ. Те са белег и доказателство за съществуването ѝ. Носят информация за това колко успешни или неуспешни са изпълняваните бизнес функции, какви трансформации е претърпяла компанията през годините. Вече се досещаш, че това включва документи като фактури, банкови извлечения, ПКО, РКО, договори (със служители, контрагенти, доставчици), полици, застраховки, медицински документи…
Всички общодостъпни документи, оперативни (вътрешни) документи и конфиденциални документи.
По закон ти си длъжен да съхраняваш тези документи за определен период от време, и то в ненарушен вид. За да ти бъдат максимално полезни и да избегнеш проблеми със закона, тях трябва да:
- съхраниш в ненарушен вид;
- съхраниш за определен от закона период на съхранение;
- опишеш така, че лесно да ги намираш, когато ти потрябват;
- организираш така, че да са ти верен помощник в различни маркетингови и финансови решения.
Как да създадеш архив, където да съхраняваш архивни документи?
Ако досега не си се замислял, то след гореописаното най-вероятно подозираш, че вече работиш с архив. На служебното място всички класьори, които са надписани, всички папки, в които организираш по някакъв ред документите си – те са твоят архив.
Особеност е, че всички те подлежат както на определен от закона начин за съхранение, така и на различни регулаторни изисквания за начина, определящи защитни мерки, по които да предпазиш информацията върху тях.
В статията 6 стъпки, с които да започнеш да архивираш документите си като архивист ще се запознаеш с метод, който ще ти помогне да създадеш архив с документи и да го поддържаш като професионален архивист. Идеално е дори и ако сега тепърва ще започваш.
В зависимост от това какви архивни документи имаш и какво е естеството на работа на компанията ти
Важно е да си зададеш следните въпроси:
- Кои документи ми трябват най-често?
- В ежедневната работа служителите ми правят ли справки с документи със задна дата?
- Къде се намират документите и информацията?
Отговорите на тези три въпроса в комбинация с горната статия ще ти помогнат да създадеш подходяща организация.
В случай че:
- имаш подходящи условия за съхранение;
- достатъчно голямо пространство, което да поеме нарастването на документацията на твоята компания;
- търсенето на документи не е ежедневие за теб или служителите ти;
- дейностите, които ти докарват реалния бизнес приход, не са възпрепятствани от процесите, свързани с обработка на документация.
То чрез горната структура вече ще си създал своя стройна архивна система.
Но! В случай че:
- срещаш затруднения бързо да намериш точните документи;
- забелязваш, че служителите ти се разфокусират от основните си дейности, за да търсят информация;
- искаш да оптимизираш оперативната работа, за да можеш да се фокусираш върху развитието на бизнеса си;
- част от процесите ти са дигитални и искаш да намериш по-добър начин да използваш и информацията си.
То тогава решението е да ги организираш в архивна система (архивен софтуер).
С архивен софтуер има опция за секунди да откриеш точните архивни документи, от които се нуждаеш, дори да ги търсиш измежду милиони.
Архивният софтуер има сходства с DMS и облачните пространства по това, че централизира документите и предоставя пространство за съхранение. Като основни разлики между архивен софтуер и DMS можем да откроим:
- В архивен софтуер се съхраняват документите, които си употребявал на хартия. В един момент (или ежедневно), за да изпълниш работните си задължения (ти или служителите ти) отново ти трябва същият този документ. За по-голямо удобство, той може да бъде сканиран и достъпен по дигитален начин.
- Можеш да посочиш как искаш да бъдат организирани твоите документи – всеки документ може да бъде описан чрез различни индикации, по които най-често ги търсиш. Така не създаваш директории и поддиректории в компютъра си.
- Ще можеш да съхраниш документите си извън офис помещенията, защото нямаш повече пространство. Същевременно ще можеш да ги намираш лесно, сякаш са на бюрото ти.
- Искаш да проследиш законовите срокове за съхранението на документите си и навременно да ги унищожиш, за да предпазиш своята компания от санкции.
За какво може да ти е полезен архивен софтуер? Виж всички описани в горните редове функционалности, а и още идеи във видеото:
Финансови и маркетингови анализи чрез архивни документи
Цялата информация, която се съдържа върху документите, е източник на данни. Ако ги анализираш, ще можеш да вземаш бизнес решения в различни направления.
Информацията може да послужи като отправна точка как да подобриш финансовите резултати в компанията, как да повишиш информационната сигурност или какви да са бъдещите ти маркетингови ходове.
Отговорите на тези четири въпроса (взети от практиката) могат да бъдат в полза за твоите финансови анализи и да те насочат как да постигнеш икономия на разходи:
- Имаш ли офис помещение, което използваш за съхранение на документи? Колко плащаш за кв.м.?
- Колко средства отделяш, за да осигуриш мерки за опазване на целостта на своите документи и архиви?
- Колко средства отделяш, за да осигуриш контрол на достъпа до своите документи и архиви?
- Имаш ли документи, които попадат под обхвата на Регламент (ЕС) 2016/679 GDPR?
За твоята маркетингова стратегия примерни въпроси могат да бъдат:
- Знаеш ли къде се намира информацията, която ще ти помогне да направиш анализ на промените в компанията през последните 5-10 години?
- Има ли звено в компанията, в което често има липса на информацията? Какви са причините?
- Можеш ли да подобриш бързината на отговорите към клиентите? Бързината свързана ли е с достъп до информация?
Съхрани доказателствата, че си съществувал, управлявай настоящето си и подсигури спокойствие за бъдещето на своята компания.
Архивите засягат почти всеки момент от съществуването на компанията ти
Създават се в резултат на ежедневните дейности от различни операции и бележат контакта с потребителите и клиентите ти. Чрез навременна и правилна грижа за тях ще защитиш своето минало и настояще, както и ще подсигуриш своето бъдеще.
Често компаниите, които осъзнават необходимостта от архивиране на документите, аутсорсват дейността. Практиката показва, че по този начин спестяват парични средства и не възпрепятстват работата на служителите си по процесите, които носят реален приход на бизнеса им.
Успях ли да променя представите ти за архива? Остави ни своето мнение в коментар!
Градиш успешен бизнес? Разбери също 2х4 важни правила за успешни продажби, скрити в ефекта на пирамидата
Ако тази статия е била полезна за теб? Сподели я, за да бъде полезна и за други:
Елена Мена
Елена Мена е маркетинг мениджър в Национални Архиви. Дигитален любознател, работещ в сферата от 3 години. Вярва в дългосрочната визия и прилага подход за увеличаване на продажбите чрез скъсяване на дистанцията между марката и потенциалните клиенти. Обича да общува с различни хора и да участва в проекти, свързани с бизнес и личностно развитие. Пише статии на свободна практика.
Национални Архиви е българска компания на пазара от 2006 г., с над 40 служители и над 5000 кв. м. архиви. Извършва 360-градусови услуги по управление на документи и информация – архивиране, съхранение, дигитализиране и унищожаване.
Признати на международно ниво със сертификати за управление на качеството и информационна сигурност в сферата на архивното дело по интегрирания стандарт ISO 9001:27001. Членове на международна организация ARIBA.
