Комуникацията: 7 грешки по време на работа

Темата с комуникацията е важна, поради два факта. Първо, че сме хора и ни се налага да общуваме, и второ, че нейното отсъствие поражда недоразумения и напрежение. Независимо от това дали споделяме или питаме по време на работа, или извън работа, участваме в поток на данни, мнения, позиции, гледни точки и обсъждания. Може да сме пасивни участници, а може и да бъдем активни и задаваме тона в дискусията – въпрос на позиция и роля.

В следната статия ще споделя няколко гледни точки във връзка с добавената стойност от комуникацията по време на работа и как тя влияе на нашите очаквания, нагласи, представяне, информираност и още. Споделените примери до голяма степен ще са банални, познати ситуации, които се наблюдават при повече от 10 човека и са общовалидни, защото се касае за хора.

#1 Мълчаливост, пасивност и неосъществени очаквания

Имаш колега, който може да мълчи с часове? И аз познавам такива. Няколко. Лошото при тях е не, че не обичат да говорят, а по-скоро имат някакви причини да не го правят в професионален контекст – с теб, с колегите ти, с цялата фирма… Може би, защото в техните очи им изглеждаме скучни, недостатъчно фокусирани в работата, прекалено шумни или до някаква степен натрапчиво невъзпитани, или…? Този тип колеги, с нежеланието си да общуват не споделят информация, която очакваме, имат своите въпроси, но не ги задават, имат мнения и позиции, но отказват да ги вербализират. Сложността се повишава, когато те очакват нещо от теб, но не ти питат, а си чакат… и в един момент избухват. Случвало ли ти се е? Това е една от ситуациите, в които комуникацията е много важна и съветвам тя да е писмена, с копие поне още един човек, за да не се „изгуби“. Нежеланието на някой да общува с нас трябва да бъде уважено, но то не бива да се превръща с пречка относно качеството и количеството на нашата работа, защото тогава има проблем.

#2 Едно е да обещаеш, а съвсем друго да го изпълниш

Друга ситуация е, когато някой нещо ти е обещал. Направил го е устно, в коридора, но то касае повишаване на твоята заплата или позицията ти – все достатъчно сериозни аргументи да се зарадваш първоначално. Не си фиксирал срокове, нямаш го писмено по емейл, няма свидетели… нищо. Ежедневно се разминаваш с този човек в офиса, усмихвате се, а ти очакваш нещо повече като детайли относно поетия ангажимент, но времето минава. Очакваш ден, седмица, минава месец. Все още нищо. Споделяш на по-близки колеги, търсиш подкрепа и съвет как да действаш. Много е просто, но излишно го правим сложно. Обещаното не е като изпълненото и в повечето случаи се забравя. Не спазен ангажимент означава несбъднати очаквания, а това води до разочарование. А всичко това може да се размине с един емейл, молба за писмено становище, формален обяд, на който да напомним за обещаното, фиксиране на срокове и ангажименти. Все още ми е трудно да разбера защо някои хора изпитват страх или срам да си потърсят обещаното и реално изработеното? Тук комуникацията и писмените доказателства са от изключителна важност, тъй като хората са склонни да не помнят, че са казали нещо, обещали са друго или, че въобще не знаят и не са чували за това.

#3 Комуникацията писмено и пасивното мълчане

комуникацията, работно място
Случвало ли ти се е да получаваш емейл от човек, който стои на няколко метра от теб, в една стая и комуникацията е само между теб и него? И как се чувстваш от цялата тази помпозна формалност?

В този случай, наглед има комуникация, но тя е в смущаваща форма, когато чрез разговор всяка една от страните може да бъде информирана за намеренията на другата. Тук не говорим, че на някои им е по-лесно да пишат, а на други да говорят, а за наличие на конфликт, породен от нещо друго. Общувайки по този начин в една стая, а понякога един до друг е индикация за липса на екипност, отсъствие на емоционална интелигентност и пасивност. Неумението да изглаждаме конфликтите и различията си очи в очи е проблем, независимо от нивото на служителя в организацията. Аз познавам мениджъри на високо ниво, които нямат необходимите вербални качества да комуникират освобождаване на техен служител и да му споделят своята гледна точка за това. Покана за неформална среща на „по цигара“ е една от възможностите да преодолеем този офисен дискомфорт, напук на его, ниво на позицията и стаж в компанията.

#4 Когато ескалираш, без да попиташ

Друг казус. Питат те за нещо във връзка с твоята работа. Ти споделяш устно твоята информация, но след няколко дни с емейл до теб и прекия ти ръководител те обвинява, че бавите същата, вече споделена устно информация и те молят настойчиво да си свършиш работата. Как можеш да докажеш своята истина, ако не е писмена? На всеки един човек му се случва да сбърка или забрави. Не всеки обаче има уменията да дойде и в разговор да припомни детайли, споделеното преди време, или друг тип забравена информация. Все по-често се въвежда корпоративната култура на „ескалиране“. Процес, при които се изпраща емейл с много въпросителни към теб, но на копие е и твоят пряк ръководител. Не казвам, че някои хора не си го просят с ниската си ефективност и бавно задвижване, но това е предпоставка за бъдещ конфликт. В подобна ситуация, когато всички други методи са изчерпани, е логичен този подход, но преди него има телефон, вътрешен скайп, работно формално и неформално място за срещи и други наглед елементарни и естествени решения, но някак все по-пренебрегвани.

#5 ЕЧК

Любимите ми е ЕЧК (един човек каза) и подходът „казал-рекъл“. Разваленият телефон – от какво мислите, че е породен? От липсата на комуникация, отсъствие от подход да се валидира информацията и фантазията на хората да добавят разни детайли – щедро и от сърце. Колкото повече отсъствие има на официална комуникация, толкова по-шарена и честа ще е неофициалната. Понякога отнема едно телефонно обаждане, един емейл, за да разбереш дали нещо е истина. Уж елементарно, а всъщност почти неизползвано.

#6 Клюкарите в офиса

Друга ситуация, която вероятно е разпознаваема от всички нас – онези служители, които знаят всичко. Те са научили от първо лице информацията, умуват върху нея, интерпретират я на база свои умозаключения и убедително повличат след себе си с казаното. Доста често те са и онзи проводник на неформална комуникация, при която клюките се разпространяват за секунди. От моя опит знаех, че ако пусна слух сред определени 2-3 лица, то този слух ще се превърне в истина и за него ще знаят 100 човека в час. Предпазвай се от такива „източници“, защото целите им са различни и това, което споделят е всичко друго, но не и истина. Никой не обича клюкарките от квартала, нали? Замисли се защо е така и дали сходни не са чувствата ни и към тези в организацията.

#7 Използвачите и лицемерите

Попадал ли си на колега, който те поздравява, усмихва ти се или общува с теб, единствено, когато има нещо да те помоли да свършиш? Това е по-скоро лицемерие или друг тип черта с фокус „моля те, помогни ми“, но как ви влияят тези молби? Молбата е устна, подканяща и едва ли не на живот и смърт. Заемаш се, но имаш нужда от информация. Питаш веднъж, няма отговор, подканяте отново с kind reminder и отново няма отговор. Изчакваш в пасивна позиция, тъй като нямаш цялата картинка, а и оказано съдействие – нула. За да си спестиш главоболия, нерви и различни мисли, звънни един телефон, пусни един SMS, остави съобщение на секретарката (ако има такава), пиши по вътрешния комуникатор. Ако това не помогне – ескалирай, но не чакай и не губи време да накараш някой да те потърси, защото причини да не го прави може да има десетки. Споделям го от личен опит като човек помолен да съдейства и оставен да се оправя сам. Оправих се тогава, но и научих доста нови неща.

Моят съвет е:

комуникацията, работно място
Споделяйте, питайте, говорете!

Ролята на регулярните седмични срещи е фундаментално значима, но не само когато всеки има възможността да сподели своята позиция, но когато че чувства и сигурен да го направи и не го е страх от прекалено авторитарен шеф, че ще изгуби работата си или ще каже нещо, което няма да се хареса на някого. Въпреки това твърдя, че казаното е по-добре от неказаното, защото то може да породи дискусия, диалог и тема за размисъл. Подобен тип срещи, оперативки и конферентни разговори са, може би, досадни или се приемат за даденост, но често са единствения институционализиран форум, който е възможно да сближи екипа и хората в организацията, да се повдигат и обсъждат теми и въпроси.

Комуникацията е важна, там, където има хора, независимо от типа организация и нейната корпоративна култура.

Всички сме убедени в това, нали? Толкова е лесно, а всъщност… В различните организации е възприет специфичен алгоритъм на общуване. Моят съвет е да бъде писмено, когато се касае за одобрения, информация, касаеща позицията, която заемаш, относно приходи/разходи, отпуск, болничен, или друг тип отсъствия и задължително с копие до всички, когато се работи по проект. В ерата на комуникацията човек предпочита да го прави електронно, отколкото очи в очи, не поради това, че иска доказателства за всичко написано, а поради изкривяване на този процес и отсъствието на различен тип комуникация.

Нека бъдем хора и да си говорим, а след това да общуваме посредством интерактивните канали за комуникация. В тази връзка виж също кои са 7-те аргумента, че Интервюто за работа е двустранен процес и 7-те съвета за намиране и задържане на точните хора в организацията.

Ако тази статия е била полезна за теб, сподели я, за да бъде полезна и за приятелите и колегите ти:
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  
  •  

Милен Великов

Отдаден на HR от академична и от професионална гледна точка. Учил е в няколко университета досега и има различни квалификации в сферата на човешките ресурси. През 2015 г. печели приз „HR изгряваща звезда“ от Българската асоциация за управление на хора. През същата година е награден и с „Национален златен приз Човешки ресурси“ от сп. „Човешки ресурси“. От около година е вдъхновен да споделя своята професионална гледна точка в различни статии, като вярва, че бъдещето на HR-a е да възвърне фокуса към хората и техния човешки облик, таргетирането им като уникални личности и повишаването на тяхната ангажираност в професионален контекст.

Вашият коментар

Вашият имейл адрес няма да бъде публикуван. Задължителните полета са отбелязани с *

Искаш нещо да ни кажеш?
 
Пиши ни.
 
Искаш нещо да ни кажеш?
+